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Budget-Template: 15 Merkmale eines effektiven Tools

Eine Person arbeitet mit einem Budget-Template

Ein Unternehmensbudget ist ein mächtiges Steuerungsinstrument. Und Budget-Templates gibt es wie Sand am Meer. Um ein Budget für dein Unternehmen zu erstellten, brauchst du also das Rad nicht neu zu erfinden.

Eins ist klar: Das Aufsetzen eines Budgets ist kein „one night stand“. Diese Übung lohnt sich, aber sie braucht Zeit. Deshalb ist es wichtig, von Anfang an die richtige Vorlage für deine Zwecke auszuwählen. Schließlich hast du ein Projekt voranzutreiben. Und deine Zeit ist kostbar.

Wie du hier in diesem Artikel von Startupwissen.biz nachlesen kannst, ist mangelnde Finanzplanung eine der häufigsten Gründe für das Scheitern von Start-ups. In diese Falle möchtest du also sicherlich nicht tappen. Wenn du beschlossen hast, ein Budget zu machen, bist du schon am richtigen Weg.

Woran erkennst du jedoch, welches Template das Richtige für dich ist? Was muss es denn alles können? In diesem Artikel findest du 15 Merkmale einer guten Budget-Vorlage. Darin entdeckst du unter anderem, welche Funktionalitäten es dir anbieten sollte, um wirklich für dich einen Mehrwert zu schaffen.

Übrigens: Solltest du bereits ein professionelles Tool haben, die eine Budgetierungsfunktion anbietet, gelten die gleichen Kriterien.

1. Kalkulation muss sein

Bei allem Respekt. Du bist nicht auf dem Ponyhof. Wenn du es mit deinem Projekt ernst meinst und die Wirkung erreichen willst, die du dir vorgenommen hast, ist es an der Zeit, sich professionelle Tools zuzulegen. Finger weg als von hübschen, verzierten Canva-Budget-Vorlagen, wo Berechnungen manuell durchgeführt werden müssen. Sie eignen sich vielleicht, um die Ergebnisse deiner Kalkulationen zu präsentieren. Aber du kannst damit nicht ernsthaft arbeiten!

2. Dein Unternehmen, dein Budget

Online-Tools sind praktisch. Die Besten unter ihnen führen dich bequem durch den Planungsprozess durch. Sie arbeiten womöglich immer mit aktuellen Parametern und sind interaktiv. Das Problem dabei ist: Was im Hintergrund passiert, ist schwer nachvollziehbar (zum Thema „Blackbox“ siehe weiter hinten). Aber mehr noch: dieses Tools gehört dir nicht. Es kann von heute auf morgen verschwinden oder geändert werden. Der Zugriff kann dir verweigert werden etc … Besser sind Templates, die man herunterladen kann und selbstständig benutzen kann. Gewöhne dich daran, die wichtigsten Ressourcen deines Unternehmens in der Hand zu behalten. Dazu gehören deine Pläne für die Zukunft und deine Budget-Zahlen.

3. Flexible Planungskategorien

Deine Vorlage sollte die Sprache deines Projektes sprechen. Dein Businessmodel basiert auf eine Dienstleistung? Dann brauchst du keine komplizierte Herstellkostenkalkulation. Modelle, die die „üblichen Planungskategorien“ anbieten, sind praktisch. Sie stellen sicher, dass du keine wichtigen Sachen vergisst. Es sollte jedoch möglich sein, die Kategorien umzubenennen, welche hinzuzufügen oder zu entfernen. Stichwort: so wenig wie möglich, so viel wie notwendig.

4. Unterschiedliche Zeiträume

Wenn du bereits Kontakt zu externen Investoren hattest, hast du es sicherlich schon erlebt. Auch wenn man es anfangs nicht weiß, wird für das erste Jahr eine monatliche oder quartalsweise Planung verlangt. Danach wird wohl die Unsicherheit zu groß, und eine jährliche Planung ist ausreichend. Somit sollte das Template deiner Wahl mit unterschiedlichen Zeiträumen umgehen können.

5. Langfristig denken

Vielleicht bist du froh, wenn du die nächste 3 Monate halbwegs planen kannst. Nicht desto trotz sollte die Übung, die du für deinen Businessplan gemacht hast, nicht umsonst gewesen sein. In der Regel muss ein Businessplan die nächsten 3 Jahre abbilden. Diesen Zeithorizont sollte dein Budget auch darstellen können.

6. Cash is king

Dieser Spruch wirst du von mir öfters hören. Denn das ist mein Lieblingsspruch Für dein Budget-Template heißt das konkret, dass es dir ermöglichen sollte, nicht nur ein Plan-Gewinn und Verlust-Rechnung und (wenn notwendig) eine Plan-Bilanz zu erstellen. Vor allem sollte es eine Liquiditätsplanung „ausspucken“. Denn geht es deinem Business das Cash aus, ist es sehr schnell zu Ende. Dafür muss es möglich sein, wichtige Parameter wie zum Beispiel Zahlungsziele und wichtige Fälligkeiten zu erfassen.

7. Planung ohne Kontrolle ist sinnlos

Seien wir uns ehrlich. Kaum ist die Tinte auf dem Businessplan trocken, verschwindet dieser bei den meisten Gründer:innen aufs Nimmerwiedersehen in die Schublade. Wenn deine Planung nicht umsonst gewesen sein sollte, ist ein Soll-Ist-Vergleich jedoch unerlässlich. Inzwischen hat es sich herumgesprochen, dass über die Vergangenheit zu reflektieren eine wirkungsvolle Methode zur persönlichen Entwicklung ist. Warum sollte das für die Performance deines Projektes anders sein? Dein Budget-Template sollte die also die Möglichkeit, einfach Soll-Ist-Vergleiche einfach anzustellen. So kannst du schnelle herausfinden, wo du Handlungsbedarf hast.

8. Ein wenig Betriebswirtschaft

Wir haben es zuvor gesehen, das „Produkt“ deiner Budget-Vorlage sollte zumindest eine Gewinn- und Verlust-Rechnung, eine Bilanz und einen Liquiditätsplan beinhalten. Dafür muss es „sinnvoll“ aufgebaut sein. Die Minimum-Anforderungen sind die Trennung von Umsatz und Kosten, die Ermittlung von Einnahmen und Ausgaben und die Berücksichtigung von Netto- und Bruttopositionen. Und wenn du weiter gehen willst, sollte eine Auswertung von fixen und variablen Kosten möglich sein.

9. Das Budget als Steuerrad

Richtig eingesetzt ist ein Budget ein mächtiges Instrument. Als Kapitän entscheidest du, wo es als nächstes hingeht. Um richtig zu manövrieren, musst du wissen: wo du gerade bist (das ist deine Buchhaltung) und was das Ziel der Reise ist (das ist dein Budget). KPIs (Key Performance Indicators) zeigen dir, ob du vom definierten Kurs abweichst. Wie es Fabian Westerheide in seinem Blog bootsrapping.me schreibt: „Der Finanzplan deines Unternehmens hilft dir zu überleben und zu verstehen, wie man Geld verdient.“

Es gibt mehr oder weniger universelle KPIs (wie der Deckungsbeitrag zum Beispiel). Aber es gibt auch welche, die spezifisch für dein Geschäft sind. Dein Budget-Template sollte dir die Möglichkeit geben, diese KPIs einfach und schnell zu berechnen.

10. Blackbox? Nein, danke!

Manche Sachen sollte man nicht delegieren. Dazu gehört die Kontrolle über deine Finanzen. Das heißt natürlich nicht, dass du alles selbst machen musst. Aber es ist wichtig zu verstehen, was da in dem Hintergrund passiert. Am besten sind die Formeln, die in deinem Budget-Template hinterlegt sind, sichtbar. Sind sie es nicht, solltest du zumindest anhand ein paar Versuchen überprüfen, ob das richtige Ergebnis rauskommt. Sicher ist sicher!

Dadurch erlangst du wichtiges betriebswirtschaftliches Wissen, das dir immer von Nutzen sein wird. Übrigens: Auch Investoren sehen gerne, wenn du deine Zahlen im Griff hast.

11. Der Bund fürs Leben

Ok, das ist vielleicht ein wenig übertrieben … Aber dein Budget-Template und du solltet mehr als ein paar Monate miteinander auskommen. Das bedeutet einerseits, dass das Template mit deinem Unternehmen wachsen sollte. Bis irgendwann eine professionelle Software notwendig wird. Bis dahin sollte es auf alle Fälle möglich sein, die Grundparameter des Templates anzupassen. Wenn Steuersätze, Vorsteuer- und Umsatzsteuersätze, Abschreibungsdauer usw. für die Kalkulationen hinterlegt sind, sollte es möglich sein, diese bei Änderungen anzupassen, ohne ein neues Template auszufüllen.

12. Es lebe die Unsicherheit

Manche sind der Meinung, dass Budgets nur etwas für routinierte Unternehmen sind. Schließlich ist dein Projekt so speziell, dass es unmöglich ist, eine realistische Planung zu machen. Versteh mich nicht falsch. Ich bin davon überzeugt, dass dein Unternehmen einzigartig ist. Und ja, es wird anders kommen als geplant.

Aber eins ist auch klar: Steuer, Sozialversicherungsbeiträge, vielleicht sogar Gehälter oder Rückzahlungen erwarten dich ganz sicher. Deine Budget-Vorlage sollte also so flexibel sein, dass es ohne großen Aufwand möglich ist, mehrere Szenarien abzubilden. Alternativ: Eine Möglichkeit, „Reserven“ für Unvorhergesehenes abzubilden sollte gegeben sein.

13. Wer schreibt, der bleibt

Ok, diese Funktionalität muss nicht direkt im Template eingebaut sein. Nebenrechnungen und zusätzliche Dokumente tun es auch. Alles an einem Ort zu haben, erleichtert jedoch die Arbeit ungemein. Wichtig ist hier: verlasse dich nicht auf dein Gedächtnis. Dokumentiere genau, welche Annahmen du für dein Budget verwendet hast. Nur so kannst du aus der Planung konkrete Handlungen ableiten.

14. Mach deine Vision greifbar

Du hast große Pläne und dein Impact soll wachsen? Das sollte dein Budget auch. Daher sollte dein Budget-Template eigene Eingabemöglichkeiten für Investitionen und Wachstumsausgaben beinhalten. Diese sollten möglichst vom operativen, tagtäglichen Geschäft getrennt sein, damit du ihre Wirkung besser einschätzen kannst. Wachstumspläne sind oftmals mit zusätzlichen Risiken verbunden. Daher sollten diese Maßnahmen, wenn inhaltlich sinnvoll, immer einzeln bewertet werden. So schaffst du eine solide Basis für Entscheidungen.

15. Zurück zum Ursprung: das “Warum” nicht vergessen.

Du hast es verstehen. Dein Budget ist das Cockpit deines Unternehmens. Dabei hast du dir mehr als reine finanzielle Ziele gesetzt. Du willst ja einen Impact mit deinem Projekt erreichen. Egal, ob für dich selbst oder für externe Investoren: Wenn du Ressourcen wie Zeit, Energie und Geld in dein Projekt steckst, möchtest du sicher sein, dass du auch die angestrebte Wirkung erreichen kannst. Deshalb sollte dein Budget-Template auch die Möglichkeit bitten, nicht finanzielle Ziele zu erfassen. So behältst du diese auch immer im Auge.

Speziell wenn deine Wirkung direkt mit den finanziellen Kennzahlen (wie Absatz, Umsatz, Investitionen, etc …) deines Unternehmens zusammenhängen, kannst du diese transparent und effizient verfolgen.

Ein solides Budget-Template für Social Entrepreneurs sollte also eine umfassende Finanzplanung ermöglichen. Das wird die finanzielle Stabilität deines Unternehmens gewährleisten. Aber auch die soziale Wirkung und nachhaltige Entwicklung deines Projektes kannst du damit in den Fokus rücken.

Anfangs ist das Instrument der Wahl oft die gute alte Tabellenkalkulation. Meine Erfahrung zeigt: Auch in großen, etablierten Unternehmen landet das Budget früher oder später in eine Excel-Tabelle. Dagegen ist auch nichts einzuwenden, denn diese Lösung ist sehr flexibel. Speziell, wenn noch alles im Umbruch ist, eignet sie sich deshalb ganz gut.

Wie du siehst, ist jedoch das erstbeste Template nicht unbedingt das Richtige für dich. Nach dem Motto „nach der Planung ist vor der Planung“, wird dich dieses Template ständig begleiten. Deshalb lohnt es sich auf Merkmale wie „Flexibilität“, „Anpassbarkeit“ und „Ownership“ zu achten.

Vielleicht ist dein damalige Business-Plan-Template sogar das richtige für dich? Höchste Zeit also, diesen wieder aus der Schublade zu ziehen.

Und was ist dir besonders wichtig bei der Auswahl eines Budget-Templates? Sage es uns bitte in den Kommentaren!

Foto von Firmbee.com auf Unsplash

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